+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Порядок сшива документов

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Станок для подшивки документов своими руками

Как заверять документы для налоговой

Чтобы обеспечить полноту и достоверность проведения в бухгалтерском учете операций, банку необходимо осуществить подбор кассовых и бухгалтерских документов за операционный день, провести их сверку с данными бухгалтерского учета, сформировать сшивы документов дня и передать их на хранение в архив.

Каковы особенности и последовательность действий этой ежедневной процедуры? Нормативными документами Банка России предусмотрено формирование двух отдельных сшивов - кассовых документов дня и бухгалтерских документов дня.

Для них устанавливается различный порядок формирования и хранения, а также возлагается соответствующие обязанности на сотрудников банка. Сшив кассовых документов за каждый день формируется заведующим кассой, кассовым работником внутреннего структурного подразделения либо кассовым работником, на которого возложены указанные функции.

Формирование сшива бухгалтерских документов осуществляется работником, на которого возложена эта функция. Конкретные обязанности бухгалтерских и кассовых работников и изменения в них определяют главный бухгалтер кредитной организации или по его поручению - начальники отделов.

Они оформляются кредитной организацией в письменной форме в соответствии с Положением N П. Возложение на кассовых и бухгалтерских работников функций по формированию сшива документов дня должно быть зафиксировано либо в должностных инструкциях, либо в распорядительном документе кредитной организации, с которыми работники должны быть ознакомлены под роспись.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов, в том числе документов в электронном виде, несет руководитель кредитной организации. До передачи на архивное хранение несброшюрованных бухгалтерских документов за операционный день их сохранность обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

Ответственность за хранение кассовых документов за предыдущий календарный год и формирование кассовых документов за текущий год возлагаются на заведующего кассой или кассового работника внутреннего структурного подразделения. При хранении документов в электронном виде в кредитной организации назначается лицо, ответственное за организацию и хранение документов в электронном виде.

В сшив бухгалтерских документов, которые хранятся на бумажных носителях, помещаются расчетные документы, мемориальные ордера, сводные бухгалтерские документы, а также кассовые документы - кассовые журналы по приходу и расходу.

Кроме самих бухгалтерских документов в сшив можно помещать приложения к мемориальным ордерам, которые являются основанием для проведения операций.

При этом необходимо учитывать, что в мемориальных ордерах, имеющих приложения, должны быть ссылки на количество приложенных документов и листов в соответствии с формой мемориального ордера ОКУД , утвержденной Указанием от Кроме того, в сшив помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде.

Перечень бухгалтерских и кассовых документов, хранение которых может осуществляться в электронном виде, регулируется Указанием N У.

В электронном виде можно хранить только бухгалтерские документы, нормативный срок хранения которых не превышает десяти лет, документы со сроком хранения больше десяти лет подлежат распечатыванию и хранению только на бумажном носителе.

При хранении вышеуказанных документов в электронном виде кредитная организация в бухгалтерские и кассовые документы дня обязана подшивать справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных по каждому счету.

Порядок формирования отдельных сшивов бухгалтерских документов зависит от сроков их хранения. Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы не допускается. Обязательным является разделение документов дня на кассовые и бухгалтерские, а также по срокам хранения.

Дополнительно кредитная организация может сформировать сшивы бухгалтерских документов по отдельным операциям: вкладам граждан, кредитам индивидуальным заемщикам, операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, операциям с использованием платежных карт, хозяйственным и другим операциям.

Если срок хранения бухгалтерских документов за операционный день один и тот же, все их можно поместить в один сшив, что особенно актуально при хранении документов в электронном виде в связи с сокращением количества бумажных носителей. Запись документов, хранящихся в электронном виде, производится за каждый операционный день и не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем.

Документы в электронном виде подлежат хранению на отчуждаемых машинных носителях информации однократной записи, при этом должны быть созданы их резервные копии не менее одной. Носители информации и их резервные копии должны быть снабжены ярлыком на бумажном носителе, содержащим собственноручные подписи работников с указанием их фамилий, имен, отчеств, осуществивших запись документов на носители.

Бухгалтерские документы на бумажных носителях хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов.

Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажных носителях по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки перед документами по внебалансовым счетам.

Бухгалтерские документы по внебалансовым счетам, не относящимся к счетам хранилища ценностей, подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, затем кредитуемых внебалансовых счетов.

Подбор документов по дебету внебалансовых счетов и не осуществляется. Бухгалтерские документы по внебалансовым счетам помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними. Несброшюрованные бухгалтерские документы за операционный день не позднее рабочего дня, следующего за операционным, должны быть проверены и сформированы в сшив документов дня.

Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов. Организация этого контроля возлагается на главного бухгалтера.

Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажном носителе бланке , с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту. Необходимо проверить соответствие содержания бухгалтерской операции виду шифру операции проведенного документа согласно Приложению 1 к Положению N П.

Например , проверить правомерность оформления бухгалтерских операций кредитной организации мемориальными или банковскими ордерами, так как использование мемориального ордера в качестве расчетного документа не допускается.

Бухгалтерский работник должен проверить, чтобы каждый документ, на основании которого сделана бухгалтерская запись, содержал обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым проведена операция, а в необходимых случаях - и другие реквизиты:.

Наличие штампа, заверяющего подпись работника, обязательно при проведении расчетных документов банка, в том числе на банковских ордерах. Расчетные документы должны содержать подпись работника о проведении документа и обозначение в виде штампа его фамилии и инициалов.

Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами. Мемориальные ордера штампом кредитной организации не заверяются, так как не содержат соответствующего поля "Отметки банка", а содержат только поле "Подписи" в соответствии с формой ОКУД Мемориальные и банковские ордера по операциям, подлежащим дополнительному контролю, подписываются бухгалтерским работником и контролирующим работником.

Работники, формирующие документы, должны тщательно проверять в мемориальных ордерах, имеющих приложения в виде первичного учетного документа, наличие ссылок на количество приложенных листов и наличие самих приложений. Если на основании первичного учетного документа составляются несколько мемориальных ордеров, первичный учетный документ прилагается к одному из них, а в других указывается номер мемориального ордера, к которому приложен первичный документ.

Без первичного учетного документа составляются мемориальные ордера для осуществления бухгалтерской записи по переносу остатков с одного лицевого счета на соответствующий ему парный лицевой счет, а также для исправления бухгалтерских записей мемориальный исправительный ордер.

Мемориальные исправительные ордера подписываются бухгалтерским работником, контролирующим работником, главным бухгалтером или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.

Мемориальные исправительные ордера составляются только на бумажном носителе. Документ в электронном виде, содержащий информацию об исправительных записях - лицевой счет с информацией об исправительном мемориальном ордере, записывается на носитель информации не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем выполнения исправительных бухгалтерских записей.

Мемориальные ордера, сформированные в электронном виде, подписываются аналогами собственноручной подписи лица, оформившего мемориальный ордер, и лица, осуществившего дополнительный контроль за правильностью операции и оформления мемориального ордера. При хранении документов в электронном виде в сшив помещаются распечатанные на бумажном носителе справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде, по каждому счету.

Справки должны содержать информацию в соответствии с требованиями Приложения 2 к Указанию N У. Сброшюрованные документы подсчитываются, сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью. В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам.

На ленте делается надпись в соответствии с текстом, приведенным в Положении N П, о том, что документы сброшюрованы и подшиты бухгалтерским работником, а также осуществлена проверка полноты сброшюрованных документов, с подписью бухгалтерского работника. Лента может быть подготовлена программным путем в соответствии с подбором сумм дебетуемых балансовых счетов, дебетуемых и кредитуемых внебалансовых счетов кроме счетов и , документов, затрагивающих по дебету или кредиту более одного счета, в порядке возрастания дебетуемых счетов с разбивкой оборотов по счетам второго порядка.

На лицевой стороне обложки каждой папки сброшюрованных документов помещается текст в соответствии с образцом, приведенным в Положении N П, о сумме находящихся в этой папке документов с учетом их разбивки на кассовые и бухгалтерские операции, по видам банковских операций и срокам хранения.

На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись "С данными бухгалтерского учета сверено" и ставится подпись главного бухгалтера его заместителя или уполномоченного лица. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

При выемке бухгалтерских документов уполномоченный представитель кредитной организации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, снимает копии с изымаемых документов и заверяет их подписями и печатями уполномоченных лиц кредитной организации.

На место изъятого документа он помещает копию изъятого документа и копию протокола выемки документа, а на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и их количества.

В кассовые документы дня помещаются кассовые документы и мемориальные ордера по внебалансовым счетам, относящимся к хранилищу ценностей. К этим документам относятся: отчетные справки , журналы , справки , справки , реестры операций с наличной валютой и чеками, реестры проведенных операций, реестры платежей, объявления , денежные чеки, приходные кассовые ордера , расходные кассовые ордера , ведомости к сумкам , накладные к сумкам , распечатки программно-технических средств, приходные части, расходные части приходно-расходных кассовых ордеров , описи на перевозимые наличные деньги, контрольные ведомости , акты , акты пересчета, заявления о размене наличных денег, мемориальные ордера вместе со справками , мемориальные ордера вместе с заявлениями на прием сомнительных денежных знаков и описями сомнительных денежных знаков.

Сшив кассовых документов за каждый день должен быть сформирован не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного выходных , нерабочего праздничного дня дней. Кассовые документы, оформленные по операциям, осуществленным в послеоперационное время кредитной организации, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой соответственно на следующий или в первый рабочий день после выходного или нерабочего праздничного дня.

Кассовые документы по операциям во внутренних подразделениях банка либо передаются в кредитную организацию, либо хранятся в подразделении в соответствии с порядком, установленным кредитной организацией. При формировании сшива кассовые документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, открытых на балансовом счете по учету кассы, сначала по дебету, затем по кредиту, а внутри одного балансового счета по учету кассы - в порядке возрастания номеров кредитуемых и дебетуемых лицевых счетов, открытых на балансовых счетах.

Мемориальные ордера подбираются в порядке возрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, а затем кредитуемых внебалансовых счетов. Подбор документов по дебету и кредиту внебалансовых счетов и не осуществляется. В кассовых и мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.

В сшив помещаются справки о кассовых документах, хранящихся в электронном виде, в которых суммы по операциям с наличной иностранной валютой в валюте Российской Федерации могут не указываться. В зависимости от видов и объемов операций кассовые документы могут формироваться в один или несколько сшивов.

При этом кассовые документы с разными сроками хранения, установленными законодательством Российской Федерации, формируются в отдельные сшивы.

При формировании одного сшива кассовых документов справка , отчетные справки , журналы , справки , контрольные ведомости , распечатка листа книги при ведении книги с применением компьютерного оборудования помещаются в сшив впереди кассовых документов.

Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, а также по дебету и кредиту мемориальных ордеров, распечатанная на бумажном носителе, подписывается заведующим кассой, кассовым работником внутреннего структурного подразделения, производившим формирование кассовых документов, и помещается в сшив впереди всех документов.

При формировании нескольких сшивов такая информация, распечатанная на бумажном носителе, помещается в каждый сшив. Итоговые суммы кассовых оборотов по документам, в том числе документам внутреннего структурного подразделения в случае их хранения в кредитной организации, должны быть сверены главным бухгалтером его заместителем с данными бухгалтерского учета.

Текст для сшива заверяется подписью главного бухгалтера его заместителя не позднее следующего дня после дня осуществления операций с наличными деньгами. Если хранение кассовых документов осуществляется во внутреннем структурном подразделении, то порядок сверки итоговых сумм кассовых оборотов по документам с данными бухгалтерского учета определяется распорядительным или иным документом кредитной организации.

Указанная сверка может осуществляться бухгалтерским работником кредитной организации, который ведет учет операций в этом структурном подразделении, и заверяться его подписью в справке , книге , в тексте для сшива Сшив кассовых документов снабжается штампом ярлыком с текстом для сшива с кассовыми документами Приложение 21 к Положению N П.

При формировании нескольких сшивов кассовых документов в тексте для сшива об этом делается отметка. Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц не позднее десятого рабочего дня следующего месяца.

До указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. Несброшюрованные бухгалтерские документы за операционный день до проверки полноты формирования документов дня не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем, также должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним.

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях архивах. Руководитель кредитной организации по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.

Кассовые документы за предыдущий календарный и текущий годы хранятся заведующим кассой, кассовым работником внутреннего структурного подразделения. Место их хранения определяется распорядительным или иным документом кредитной организации с учетом обеспечения их сохранности.

Архивное хранение документов в электронном виде производится в установленные нормативными актами Банка России сроки для передачи на архивное хранение документов на бумажном носителе.

Для обеспечения сохранности машинных носителей информации, в том числе при чрезвычайных ситуациях, резервные копии носителей информации должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных носителей информации. Сроки хранения бухгалтерских и кассовых документов регламентируются Федеральным законом от

Глава 2.6. Формирование и оформление дел бухгалтерии

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:. При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Основные принципы сшивания документов; Обложка; Опись; Нумерация листов опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.

ФНС готовит новые требования к документам

Прошивать документы необходимо для их систематизации. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:. Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:. Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности. Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Она бывает разных размеров и качества.

Как закрыть год подшивка документов

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная.

Документы сшивают для обеспечения их целостности.

Порядок формирования и хранения кассовых документов

Как подшивать бухгалтерские как хранить документы. Это зависит и от размера. Практически все. Как правильно подшивать бухгалтерские документы? Для чего нужна сшивка документов?

Раздел 4. Хранение документов

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам.

как сшивать счет фактуры

Присутствует 1. Участников: 0, гостей: 1. Макроэкономика Регулирование Стратегии Управление. Банкоматы, терминалы Переводы, pp платежи Пластиковые карты Платежные системы.

Хранение документов

Финансовые документы — бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Методические рекомендации могут быть использованы при разработке внутренних процедур по организации и ведения бухгалтерского учета в микрофинансовых организациях и кредитных союзах далее — ФКО , в том числе осуществляющих операции по исламским принципам банковского дела и финансирования с учетом специфики используемой терминологии и стандартов бухгалтерского учета для исламских финансовых институтов, разрабатываемых Организацией бухгалтерского учета и аудита далее - ОБУиАИФИ , а также Международных стандартов финансовой отчетности далее - МСФО в части, не противоречащей стандартам ОБУиАИФИ. Руководство ФКО обеспечивает организацию внутреннего учета, контроль по подготовке финансового отчета для внешних пользователей, контроль за подготовкой налоговых отчетов и других финансовых отчетов, а также контроль за своевременностью расчетов по обязательствам ФКО.

Порядок сшива документов

Кассовые документы, оформленные на операции, осуществленные в послеоперационное время кредитной организации, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой, соответственно, на следующий или в первый рабочий день после выходного дня, нерабочего праздничного дня. Кассовые документы по операциям в порядке, определенном кредитной организацией, передаются в кредитную организацию или хранятся в ВСП. Формирование дела сшива с кассовыми документами за каждый день производится заведующим кассой, кассовым работником ВСП. При формировании дела сшива кассовые документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, открытых на балансовом счете по учету кассы, сначала по дебету, затем по кредиту, а внутри одного балансового счета по учету кассы — в порядке возрастания номеров кредитуемых дебетуемых лицевых счетов, открытых на балансовых счетах. Кассовые документы в зависимости от видов и объемов осуществляемых операций могут формироваться в одно или несколько дел сшивов. При этом кассовые документы с разными сроками хранения, установленными законодательством РК, формируются в отдельные дела сшивы. При формировании одного дела сшива с кассовыми документами; отчетные справки, журналы, справки, контрольные ведомости, распечатка листа книги помещаются в дело сшив впереди кассовых документов.

Как правильно сшивать документы

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Комментарии 11
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Вера

    Все видео ради двух последних минут.

  2. Регина

    Вы приятный и грамотный лектор и юрист, это чувствуется и где вы были раньше!

  3. parrelessca

    Тарас в земельном сказали что кабмин ввел мараторий на получение земли (кроме атошников)

  4. Автоном

    Все набрали кредитов, и сейчас все на крючке и молчат ничего не говорят. Государство должно служить народу, куда палку кинет туда оно и должно бежать, но не на оборот.

  5. boyxingzon

    Любить, и свободу свою уважать!

  6. muetabteca1971

    Воровать меньше надо,тогда и денег будет хватать!Ресурсы в цивилизованной стране принадлежат НАРОДУ,а не правительству!Богатейшая страна и живут все как бомжи и рожают ещё детей обритая их на жалкое существование!

  7. Лилия

    Статья 20.3. Пропаганда либо публичное демонстрирование нацистской атрибутики или символики, либо атрибутики или символики экстремистских организаций, либо иных атрибутики или символики, пропаганда либо публичное демонстрирование которых запрещены федеральными законами

  8. Сильва

    Мужичок поддатенький. Я один это заметил?))

  9. Наталья

    Да хрен знает. Не, драться то с ними действительно себе дороже но я по молодости от троих оперов просто тупо убежал. Парень был молодой, здоровый, только после армии, плюс некоторое количество заборов и прочих складок местности в общем первыми устали они.))

  10. Оксана

    Лаврик Олег Васильович (VIII скликання)

  11. Капитолина

    Тарас, спасибо большое Вам за Ваши видео! Пожалуйста, скажите как можно с этими законниками бороться. Много видео в Ютубе как обжалуют постановления, но никто не подаёт в суд на этих. Как их можно наказать, чтобы они боялись даже произносить фразу: Вы можете обжаловать мое постановление в суде . Спасибо.